¿Qué es la optimización de costos y cómo implementarla en tu empresa?

Con el tiempo, la mayoría de las organizaciones han entendido que para competir en un mercado cada vez más demandado. Ahora no solo deben ofrecer productos o servicios de alta calidad, sino también crearlos de manera eficiente y rentable, y la optimización de costos se ha convertido en una herramienta clave para lograr estos objetivos.

El concepto de optimización de costos se basa en un enfoque integral de los procesos operativos de una empresa, el cual conlleva un análisis pormenorizado de todos los tipos de gastos involucrados en la cadena de producción, de acuerdo al contexto económico global en el que cada empresa opera.

Dentro de ese análisis se toman en cuenta la identificación y eliminación de gastos innecesarios o ineficientes, la revisión y mejora integral de los procesos empresariales e, incluso, la búsqueda de proveedores más económicos para mejorar la rentabilidad de la empresa, lograr ventaja competitiva y mantener su viabilidad a largo plazo.

En este sentido, es fundamental que los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) de las empresas tengan total conocimiento de cómo llevar a cabo adecuadamente un proceso de gestión financiera y optimización de gastos, a fin de lograr una administración empresarial efectiva y sólida.

Pero muchas personas creen que optimizar costos es lo mismo que reducir costos, así que te explicaremos en qué se diferencian.

La optimización de costos y la reducción de costos son términos que en ocasiones se usan como sinónimos, aunque no lo son.

La optimización de costos conlleva a que los procesos sean más eficaces y convenientes para reducir los costos, sin comprometer la calidad del producto o servicio que se ofrece. Es decir, es un proceso de mejora continua y a largo plazo. 

En cambio, la reducción de costos surge posteriormente, como resultado de una necesidad precisa y concreta. Es un proceso a corto plazo, que consiste en recortar gastos y eliminar costos innecesarios para disminuir los gastos de la organización en general. 

En otras palabras, el proceso de optimización de costos es una cadena de valor que se centra en mejorar la eficiencia operativa y encontrar formas más efectivas de hacer las cosas, mientras que la reducción de costos busca eliminar o reducir los costos operativos superfluos de la empresa.

En el presente entorno de competitividad global en que se desenvuelven las organizaciones, la variabilidad del mercado y los avances en transformación digital, contar con estrategias de optimización de costos es más importante que nunca.

De hecho, un estudio realizado por Gartner, dice que reducir costes es una prioridad para el 92 % de los departamentos de Recursos Humanos.

Su relevancia radica en la capacidad que tenga una empresa para alcanzar un equilibrio entre sus costos de operación y la correspondencia con los objetivos empresariales y necesidades, tanto internas como externas de las empresas.

Pero una estrategia de optimización de costos no significa recortar gastos de manera indiscriminada, sino explorar métodos alineados con sus valores que permitan reducir gastos no esenciales, para poder operar con costos mínimos, mejorar la eficiencia operativa y mantenerse rentables a largo plazo. 

Lograr esa eficiencia operativa contribuye, además, a facilitar la toma de decisiones, ya que cuando hay seguimiento y mayor control de los costos, se obtienen datos más precisos y se pueden tomar mejores decisiones.

Por otro lado, el ahorro de costos de operación, permite reinvertir esos fondos obtenidos en áreas de crecimiento, como destinar recursos a la investigación, desarrollo de nuevos productos, transformación digital, expansión en nuevos mercados u otros proyectos que impulsen el crecimiento del negocio a largo plazo.

Es decir, que la optimización de costos actualmente es fundamental para que las empresas prosperen y garanticen su estabilidad financiera, pero hay que saber cómo ponerla en práctica porque tiene fortalezas y debilidades.

Los programas de optimización pueden abarcar una amplia variedad de actividades, pero corresponde a cada empresa decidir cuáles utilizar de acuerdo a los objetivos del negocio y de los desafíos particulares que enfrenta. 

Entre algunas de las acciones que pueden tomarse están:

Digitalizar procesos empresariales 

El hecho de que la optimización de costos representa una cadena de valor, las organizaciones deben examinar continuamente cómo perfeccionar los procesos empresariales para añadir beneficios a las empresas. 

La transformación digital, la automatización de procesos y la incorporación de herramientas de inteligencia artificial, son alternativas que facilitan el desempeño de tareas en tiempo real para alcanzar la excelencia operativa.

Mantener una cultura de mejora

Implementar un plan de mejora continua a través del análisis y evaluación constante de los procesos y reducción de costes innecesarios, permite tomar mejores decisiones. 

Igualmente, fomentar la participación activa de los empleados y la implementación de pequeñas mejoras de manera constante, permite optimizar las cargas de trabajo, lo cual favorece la cultura y el ciclo de vida de la empresa.

Brindar al usuario tecnologías de autoservicio

Cuando un negocio utiliza tecnologías de autoservicio, consigue reducir costos de operación y de personal, porque los usuarios pueden resolver sus necesidades y demandas por sí mismos, sin tener que esperar por la atención de un representante de la empresa. 

Esto contribuye a mayor rentabilidad y eficiencia operativa en la prestación de servicios y a mejorar la experiencia del cliente. 

Mejorar la eficiencia empresarial a través de la analítica

Una forma de desarrollar eficiencia en los procesos empresariales, es utilizar herramientas como análisis de valor, el mapeo del flujo de trabajo, análisis de costos, etc, que permiten identificar áreas de ineficiencia, registrar y evaluar oportunidades para ajustar los procesos de producción, la eficiencia de la mano de obra y otras operaciones.

Por otro lado, a través de la analítica se pueden identificar tendencias y patrones en el comportamiento de los clientes y del mercado, lo que ayuda a tomar mejores decisiones y más precisas, en cuanto a asignación de recursos en materia prima, la cadena de suministros, costes operativos, etc.

Automatizar procesos

Como te comentamos, la transformación digital es actualmente un elemento valioso en los procesos de mejora continua, por eso la automatización de procesos tiene tanto peso. Pero es fundamental hacer un análisis de la viabilidad técnica y financiera de la gestión, con el fin de comprobar si se justifica una inversión en tecnología, porque involucra evaluar diferentes procesos clave.

En un plan de automatización de procesos, es fundamental seleccionar las tecnologías y programas que mejor se adapten a los procesos empresariales que se desean mejorar, capacitar al personal antes de implementar el sistema y llevar a cabo un monitoreo y mejora continua del proceso automatizado para beneficio interno y una mayor satisfacción del cliente.

Hacer un buen análisis al elegir proveedores

Al seleccionar proveedores, es importante realizar un análisis exhaustivo para evaluar su capacidad de cumplir con los requisitos de calidad y costo. Comparar múltiples opciones y negociar acuerdos favorables puede ayudar a obtener los productos y servicios necesarios a un costo óptimo para la empresa.

Elegir una plataforma que ofrece soluciones de pago en línea como Conekta, puede ayudar a las empresas a optimizar sus costos en muchos de los procesos, tales como:

• Reducción de costos de transacción: con Conekta los planes se ajustan al tamaño de cada negocio y las empresas solo pagan comisión por las transacciones exitosas.
• Menos costos de infraestructura: al automatizar procesos, las empresas ahorran posibles gastos innecesarios al crear una infraestructura de pagos desde cero y ahorros en su mantenimiento.
• Mejor gestión de riesgos y fraudes financieros: los cargos no autorizados o los estafadores pueden ocasionar costos significativos para las empresas. Por eso, cuando los negocios cuentan con una plataforma de pagos segura y con sistemas antifraude efectivos, se previenen transacciones fraudulentas y, por tanto, se minimizan riesgos y se evitan pérdidas financieras. 
• Eficiencia en la gestión financiera: al contar con una plataforma de pagos eficiente se puede simplificar y agilizar la gestión financiera de una empresa, al automatizar tareas administrativas como la conciliación de pagos, la generación de informes financieros y la emisión de facturas. Esto reduce los costos relacionados con el tiempo y los recursos dedicados a estas actividades. 
• Disminución de posibles errores humanos: la automatización contribuye a que haya menos fallas por parte de los empleados, lo que a su vez evita costos adicionales derivados de correcciones o ajustes posteriores.
• Ahorro de costos en personal especializado: dado que todo se realiza a través de un sistema automatizado, no hace falta que el personal más calificado se ocupe en labores financieras comunes.

En conclusión, una empresa que sigue una estrategia de optimización de costos tendrá mayor control financiero y será más ágil en la toma de decisiones porque, definitivamente, es una táctica de sostenibilidad, inteligencia estratégica y excelencia operativa, factores imprescindibles para el éxito empresarial a largo plazo.

En Conekta estamos conscientes de ello. Descubre cómo nuestras soluciones de pago te pueden ayudar a optimizar los costos de tu empresa y obtener mejores resultados operativos. ¡Contáctanos para asesorarte!