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En los últimos años, la cantidad de regulaciones y normativas que deben aplicar las empresas se ha vuelto cada vez mayor y más compleja. Éstas garantizan que el funcionamiento de las empresas sea ético y transparente, además de que contribuyen a la prevención de riesgos de todo tipo.
En este contexto, surge el concepto de compliance o cumplimiento empresarial. A continuación, te explicaremos todo lo que necesitas para implementarlo. ¡Manos a la obra!
¿Qué es compliance empresarial?
Compliance es un término en inglés que hace referencia al cumplimiento de las normas establecidas por una empresa, institución gubernamental u otro tipo de organización, con la finalidad de identificar y gestionar riesgos legales y operativos sin que sea necesaria una auditoría por parte de terceros.
Tener como parte de la estructura organizacional un compliance program, o programa de compliance empresarial, permite que las empresas garanticen el cumplimiento de las leyes y normativas nacionales e internacionales, así como los códigos éticos y políticas internas de ellas mismas.
Algunas de las normativas que rigen el compliance empresarial son la norma ISO (Organización Internacional de Normalización) y el código penal de cada país. Por otro lado, el compliance facilita la prevención y respuesta ante situaciones de riesgo que podrían comprometer la capacidad de una empresa de llevar a cabo sus funciones.
El concepto de compliance surge alrededor de la década de 1970, cuando los escándalos corporativos relacionados con corrupción, lavado de dinero y soborno de funcionarios públicos en Estados Unidos hicieron, necesaria la creación de leyes para promover los procesos de autorregulación dentro de las empresas, y la incorporación de políticas de responsabilidad social y protección de la información.
Desde entonces, la figura del compliance se ha convertido en la base de las buenas prácticas empresariales, proporcionando además la estructura en que se basa el control interno de las empresas.
Objetivos del compliance empresarial
El propósito principal del compliance es adecuar las operaciones internas de las empresas a los estándares, normas y códigos diseñados para prevenir riesgos de todo tipo. Para ello, este cumplimiento normativo se estructura alrededor de tres pilares:
- Prevención: consiste en establecer los canales, protocolos y procedimientos que permitan el cumplimiento de las leyes y códigos éticos de forma constante y consistente.
- Detección y reporte: implica la vigilancia de los procedimientos y la evaluación del desempeño de los empleados, para identificar cualquier incumplimiento de los códigos establecidos y su posterior informe a la autoridad pertinente.
- Resolución: en caso de incumplimientos, las políticas de compliance están diseñadas para minimizar o neutralizar el impacto de cualquier incidente, e incluyen además sanciones y la posibilidad de modificar el marco normativo para evitar repetir errores previos.
Tipos de compliance
Existen varios tipos de compliance que tienen el mismo objetivo general, pero con enfoques que se adaptan a áreas particulares. Algunos de los tipos de compliance son:
Compliance legal
El compliance legal se relaciona con la responsabilidad penal de las empresas. Esto incluye el cumplimiento del código penal, normativa mercantil, laboral, civil y administrativa; así como los códigos de conducta internos que la misma empresa impone. Es aplicable a todos los miembros de la empresa, desde la alta dirección hasta los empleados.
Compliance fiscal
El compliance fiscal o tributario se enfoca en la prevención de riesgos que puedan llevar a incumplimientos en materia de ley tributaria. Los protocolos que derivan de este tipo de compliance buscan minimizar la posibilidad de que ocurran delitos fiscales, ya sea por desconocimiento o por negligencia.
Compliance financiero
El cumplimiento normativo de las empresas que pertenecen al sector de las finanzas es especialmente estricto, pues debe garantizar la prevención de fraudes y comportamientos que puedan desestabilizar la libre competencia en el mercado.
Uno de los estándares que deben cumplir estas empresas es el PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard, o Estándar de Seguridad de Datos de la Industria de Tarjetas de Pago). Este permite la protección de datos personales y financieros de los titulares de tarjetas de crédito y débito.
Compliance ambiental
El cambio climático y el calentamiento global han llevado a la creación de compliance ambiental. Este incluye leyes y normativas que promueven el desarrollo sustentable y que implican severas sanciones a quienes no lo cumplan.
Compliance tecnológico
El compliance tecnológico ofrece un marco regulatorio para el uso de nuevas tecnologías, la gestión de riesgos cibernéticos y la implementación de medidas de ciberseguridad.
Beneficios del compliance para tu empresa
Contar con un programa de cumplimiento empresarial es vital para garantizar las buenas prácticas dentro de la organización y la adecuada gestión de riesgos de todo tipo. Algunos de los beneficios que derivan del compliance son:
Reduce el riesgo de incumplimientos y problemas legales
El beneficio más evidente de seguir un programa de cumplimiento corporativo es que minimiza la probabilidad de incurrir en prácticas que conllevan a irresponsabilidad legal y puedan traer como consecuencia sanciones, demandas o incluso el cierre de la empresa.
Adicionalmente, facilita la identificación de mala praxis y disminuye la comisión de delitos como el fraude, tanto entre los empleados como la alta dirección de la empresa.
Da estabilidad al mercado
Según la World Compliance Association, llevar un eficiente sistema de gestión de compliance, hace que las empresas sean más éticas y transparentes, lo que disminuye la incertidumbre en las transacciones comerciales, mejorando con esto el funcionamiento de los mercados.
Mejora la reputación de la empresa
Una empresa que es rigurosa a la hora de cumplir con las normativas, buenas prácticas y compromisos adquiridos, genera confianza tanto en sus clientes como en sus inversionistas, lo que le da mayor valor a la compañía y permite su crecimiento.
Incrementa la competitividad
Ya que el cumplimiento normativo implica el control de los procesos internos de la empresa y la detección de fallas, facilita la resolución de los problemas y riesgos que podrían llevar a interrupciones en la productividad. Esto permite que se agilicen y optimicen los procesos, repercutiendo directamente en la competitividad de la empresa.
Mejor ambiente de trabajo
Tener un gobierno corporativo enfocado en el compliance genera un ambiente laboral donde los empleados pueden sentirse tranquilos y confiados de que sus derechos serán respetados. Por ejemplo, contar con un reglamento que previene la discriminación y el acoso pueden generar un ambiente de trabajo más cómodo y seguro.
Otro ejemplo podría ser un reglamento de seguridad que especifique cómo prevenir lesiones y evacuar en caso de emergencia.
¿Cómo implementar el compliance en una empresa?
Para que un programa de compliance funcione adecuadamente, debe implementarse siguiendo cinco pasos:
Pasos a seguir
1. Identifica los riesgos
El primer paso es identificar los riesgos a los que se ha enfrentado la empresa previamente, los que la afectan en el presente y los que se sospecha que podrían afectarla en el futuro.
Es importante que se tomen en cuenta escenarios de necesidad de todo tipo: económicos, legales, de seguridad y aquellos que afecten la reputación de la empresa.
2. Crea un plan de contingencia
Una vez que se determinan los riesgos que afectan a la empresa, se debe construir un plan de prevención que especifique todas las prácticas que deben adoptarse para disminuir dichos riesgos y responder a ellos si llegasen a ocurrir.
Adicionalmente, en este plan deben especificarse los actores que participarán de forma activa en su implementación, lo que en algunos casos implica a la figura de un compliance officer u oficial de cumplimiento. Su función es garantizar la correcta implementación del programa de compliance.
3. Monitorea los procesos
Al tener un plan estructurado y completo, lo que sigue es establecer un sistema de vigilancia y controles de seguridad que garanticen que se están cumpliendo todos los procedimientos de forma adecuada. La idea de esto es detectar las fallas y los aciertos en el cumplimiento del plan o en su estructura, de manera que pueda corregirse con el paso del tiempo.
4. Soluciona las emergencias
En el plan de contingencia deben especificarse los flujos de trabajo que lleven a la solución de los problemas y riesgos que puedan presentarse en la empresa. Este es el mayor beneficio del compliance, pues es inevitable que se presenten problemas, pero la forma en que la empresa responde a ellos y su capacidad de solucionarlos apropiadamente, o no, es determinante para mantenerse operativa.
5. Educa al personal
Por último, con protocolos, contingencias y políticas ya establecidas, es necesario difundir la información entre el personal de la empresa y asesorarlos en el cumplimiento de las mismas. Es vital que cada miembro de la empresa conozca sus funciones y limitaciones para que el plan pueda ser ejecutado de la mejor manera posible.
Recomendaciones finales
El entorno legislativo en que las empresas deben llevar a cabo sus actividades es cada vez más complejo y extenso. Por ello, la mayoría de las empresas e instituciones públicas y privadas han adoptado normativas internacionales, estándares éticos y protocolos de buen gobierno de cumplimiento obligatorio.
El conjunto de procedimientos que derivan del cumplimiento normativo, hace imprescindible contar con expertos en materia de compliance que ayuden a las empresas a alinear sus objetivos y sembrar una cultura de cumplimiento en cada miembro de la empresa.
Debido a lo complejo que esto puede llegar a ser, es ideal que se busquen herramientas para automatizar la gestión de riesgos y los sistemas de seguimiento continuo.
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