7 consejos para liderar equipos de trabajo remoto

En los últimos años, empresas de todos los ámbitos han hecho avances importantes en la digitalización de sus procesos y, por lo tanto, de sus empleados. Gracias a los recursos tecnológicos que existen actualmente, es posible ofrecer el trabajo en remoto como una alternativa más flexible con la que igualmente se pueden lograr los objetivos planteados.

De acuerdo a la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el teletrabajo, también conocido como trabajo remoto o home office, se entiende como “aquella forma de trabajo que se realiza en una ubicación lejana de una oficina (...), donde las nuevas tecnologías de la información facilitan la comunicación entre el personal y colegas que estén en esa oficina.”

Aunque el trabajo virtual es cada vez más frecuente y popular, especialmente en tiempos de COVID, en muchas partes del mundo (incluyendo México) aún se percibe con cierto escepticismo. Existe una preocupación entre los directivos sobre cómo esta modalidad puede afectar la productividad de los miembros del equipo de trabajo, así como su capacidad de supervisar las actividades que ellos realicen.

De acuerdo a una encuesta realizada por Buffer, el 12% de las personas destacan las distracciones del hogar como uno de los principales desafíos del trabajo en remoto, mientras que un 20% resalta la dificultad de comunicación, otro 20% la soledad y un 18% el no poder separar el trabajo de la vida personal.

No obstante, la misma encuesta arroja que a un 98% le gustaría trabajar de manera remota, contando con flexibilidad de horario y de desplazamiento. Aunque existen muchos mitos sobre la falta de compromiso cuando se tiene un equipo que trabaja a distancia, si se tienen buenas prácticas de comunicación y se plantean reglas claras, es posible llevar el home office de manera eficiente.

Liderar equipos virtuales de forma efectiva sigue suponiendo una serie de retos, entre los que destacan: el desarrollo de la confianza entre el líder y el equipo, lograr una mayor colaboración entre los miembros del equipo, crear un buen flujo de comunicación, y mantener la motivación y productividad al máximo.

De hecho, la OIT también destaca esta resistencia de algunos líderes al home office como un obstáculo para que esta modalidad sea eficaz. Trabajar a distancia no genera ningún problema si se tiene una buena gestión del trabajo en general. Si un líder logra basar su gestión en los resultados, definiendo objetivos y tareas, y haciendo seguimiento sin imponer excesivas expectativas al equipo, logrará mantener su eficiencia intacta a la vez que impulsa la transformación digital del puesto de trabajo de prácticamente todos sus empleados.

Para hacer frente al home office, un líder de equipos remotos debe adaptarse a las nuevas circunstancias y reinventarse para afrontar los desafíos que plantea esta modalidad. Dentro de las habilidades que debe adquirir un buen líder destacan las siguientes:

1. La motivación: transmitir una energía positiva al resto del equipo y convencerlos de los beneficios que tiene la proactividad logrará que todo el equipo muestre mayor compromiso con los proyectos que se están llevando a cabo. Resaltar los logros, aunque sean pequeños, es una buena forma de levantar la moral del equipo e impulsarlos a seguir realizando su trabajo de la mejor manera.
   

2. Flexibilidad: adaptarse a los cambios y a la incertidumbre es fundamental para cualquier líder. Particularmente cuando se trabaja de manera remota, los líderes deben ser menos totalitarios y tratar de que cada empleado pueda conciliar su vida personal con su ocupación.
   

3. Comunicación: mantener buenos canales de comunicación es uno de los mayores desafíos al no encontrarse todo el equipo en un mismo espacio físico. No sólo es importante asegurarse de que todo haya quedado claro, sino también llevar a cabo reuniones virtuales para reducir la sensación de soledad que puede traer consigo el home office.
   

4. Confianza: mostrarse calmado y en control ante los eventos inesperados, fomentar relaciones basadas en el respeto y la empatía, y estar abierto a cualquier inquietud del resto del equipo, inspirará en ellos una sensación de confianza. A la vez, darles espacio para llevar a cabo sus tareas sin seguimiento excesivo demostrará que confías en ellos.

Más allá del tipo de liderazgo que se ponga en práctica, el home office, llevado a cabo apropiadamente, puede hacer que surja una dinámica de equipo productiva en la que todos están comprometidos con una meta común.

Trabajar de forma remota ha llevado, inevitablemente, a la creación de una nueva cultura organizacional y de nuevas estrategias para coordinar equipos de trabajo remoto de modo efectivo. A continuación te mostramos las 7 estrategias que debes aplicar para hacer frente a los retos que supone el home office:

1. Crea el equipo ideal

No hay fronteras para buscar talento nuevo cuando se trabaja a distancia. Para atraer a los mejores empleados a tu equipo, es fundamental ofrecer políticas más flexibles que les de mayor participación en la toma de decisiones, y que se adapten las condiciones físicas del lugar de trabajo, sea oficina o trabajo remoto,  para cumplir con buenas prácticas que permitan tener un ambiente cómodo y saludable.

También es primordial garantizarles las herramientas esenciales para hacer su trabajo: desde la buena conexión a Internet de todo el equipo, hasta la creación de espacios compartidos donde organizar, reportar y realizar el trabajo. Aquí entra en juego toda la tecnología disponible, incluyendo plataformas como Zoom, Slack, Skype o Microsoft Teams para comunicarse y hacer videoconferencias en tiempo real; espacios de almacenamientos comunes como Google Drive o Dropbox, para que todos tengan fácil acceso a la información que necesiten; y herramientas de organización conjunta como Trello, Asana o Evernote que ayudarán a que todos trabajen en consonancia.

2. Gestiona las emociones de tu equipo

Un buen líder debe asegurarse de estar al tanto de la situación personal de cada miembro de su equipo, especialmente cuando existe una importante carga emocional asociada a la pandemia por coronavirus. Comenzar las reuniones virtuales con un saludo, preguntando cómo se encuentran todos es una buena opción; o incluso programar videollamadas específicamente para conversar de manera más informal y fortalecer los vínculos del equipo. Es fundamental respetar los espacios personales de cada uno y dar el ejemplo de un correcto equilibrio entre la vida laboral y personal para evitar el agotamiento del equipo.

3. Crea canales de comunicación

Es vital que cada miembro comprenda la importancia de su trabajo y las metas que debe alcanzar. Dejar un respaldo escrito de lo que se discute en las videoconferencias puede ser útil para que todos tengan claro el camino que deben seguir.

A esto se deben sumar las formas de comunicación que no se centren exclusivamente en el trabajo, aprovechando plataformas como Microsoft Teams, Slack o WhatsApp para conversar en los ratos libres, celebrar momentos especiales y crear una buena cultura de equipo a distancia. Reservar un tiempo y espacio digital para reunir al equipo y escuchar sus inseguridades o comentarios es una forma óptima para estar comunicados y reforzar la confianza que se tienen como equipo.

4. Ten objetivos y prioridades claras

Crear un plan de acción con metas y expectativas para cada trabajador te permitirá, como líder, aprender a delegar y demostrarle confianza al equipo. En el home office, es importante lograr equilibrar la necesidad de controlar los procesos y darle libertad al equipo. Realizar un seguimiento conjunto de las metas semanales o mensuales, compartir los avances y establecer fechas de entrega claras y alcanzables es una forma de promover el desarrollo profesional del equipo.

5. Facilita la retroalimentación

No basta con tener claras las metas que se desean alcanzar como grupo, además es importante motivar a los miembros a compartir y celebrar los resultados favorables; así como también comunicar los inconvenientes y las fallas, alentando a cada uno a mejorar de manera constructiva.

Uno de los métodos más utilizados a nivel organizacional para lograr un desarrollo laboral óptimo es la metodología SCRUM, enfocada en la transparencia, inspección y adaptación para lograr un buen manejo de proyectos.

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6. Repasa las metas

De forma periódica, programa una videollamada con tu equipo para revisar los objetivos propuestos. Dale al equipo la oportunidad de resolver los problemas cotidianos por sí mismos, y evalúen en conjunto cómo se podría mejorar, qué pasos seguir para crecer como equipo, y si algún miembro está experimentando una sobrecarga.

Al tomar decisiones, todos los miembros deben tener un panorama general de las próximas metas y del rol que deben interpretar para alcanzarlas.

7. Emplea herramientas de gestión de trabajo

Con el auge del home office, este tipo de plataformas son de gran utilidad para la organización, control y seguimiento de las tareas del equipo de una manera más eficaz y productiva. Entre las más conocidas destacan plataformas como Notion, Monday, My 135 List o Remember The Milk.

Convertir toda la dinámica de una oficina en trabajo virtual es el reto de los líderes de la actualidad. Ejecutada de la manera correcta, este cambio del paradigma laboral puede ayudarte a expandir tu negocio y atraer a los miembros más talentosos y valiosos a tus proyectos. Y una vez que des el primer paso para transformar tus procesos, además de mantener una comunicación transparente y constante, tendrás la base sobre la que debes construir tu equipo para alcanzar el éxito.